Czy podpis musi być „czytelny”?!

4 sierpnia 2009, wtorek

Małgorzata Sudoł, radca prawny, wykładowca Instytutu Rozwoju Biznesu. Specjalizuje się w prowadzeniu spraw sądowych i arbitrażowych z zakresu prawa cywilnego, prawa gospodarczego, prawa pracy, zamówień publicznych, windykacji roszczeń pieniężnych.

Podpis - wedle zwyczaju, zdrowego rozsądku i definicji słownikowych - to znak graficzny, związany z nazwiskiem danej osoby. Prawu nie są znane takie pojęcia, jak "podpis czytelny" czy wszechobecna "parafka".

Wiele emocji budzi - nie tylko wśród prawników - kwestia składania "czytelnego" bądź "nieczytelnego" podpisu. Jak obrazowo opisał to ostatnio pewien korespondent forum internetowego (temat dotyczył pracy Poczty Polskiej): "pani nawet nie spojrzy przez okienko, długo, starannie, powoli szuka listu, "dowód" powie i potem "podpis czytelny" powie i z westchnieniem wyda kopertę".

No właśnie. Podpis czytelny. Usłyszawszy żądanie złożenia takiego podpisu oddaję z uśmiechem dokument żądającemu i mówię, aby podpisał się za mnie. Ja mam bowiem podpis nieczytelny. Mogę - ale nie tego dotyczy, jak słyszę, prośba - napisać moje imię i nazwisko, nie będzie to jednak mój podpis...

Prawo na temat zagadnienia "czytelności" podpisu milczy, podając w artykule 78 §1 kodeksu cywilnego: Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Tylko tyle na temat podpisu - musi być "własnoręczny". Można tu zauważyć, że kodeks nie nakazuje nam użycia narzędzia; mogę teoretycznie "podpisać się" maczając palec w atramencie (nie chodzi tu o występujący w kodeksie, odnośnie osób niemogących pisać, ale mogących czytać "tuszowy odcisk palca", tylko o napisanie - palcem, łokciem - liter , odzwierciedlających nazwisko). Podpis to - wedle zwyczaju, zdrowego rozsądku i definicji słownikowych - znak graficzny, związany z nazwiskiem danej osoby. Zakłada się, że wychodzimy w dzieciństwie przy "wyrabianiu podpisu" od napisania własnego nazwiska lub imienia i nazwiska, a dochodzimy, do właściwych zwłaszcza panom - fal i zygzaków.

Zgodnie z orzecznictwem sądów w zakresie prawa wekslowego, podpis wystawcy weksla powinien obejmować co najmniej pierwszą literę imienia i nazwisko. Nie chodzi tu o to, że sędziowie nie wiedzą, że większość z nas ma podpis "nieczytelny", albo że uważają, że wszyscy mamy podpisy zawierające pierwszą literę imienia i nazwisko. Pogląd ten wynika z istoty weksla, który co do zasady ma krążyć w obrocie; może przyjmować funkcję środka płatniczego. Wobec tego istotne jest, aby było wiadomo, kto jest jego wystawcą. Nie jest to oczywiście zagadka dla pierwszego posiadacza weksla, ale jeśli weksel "ruszy w świat" - poprzez indos lub przelew - wkrótce może okazać się, że jego posiadacz nie wie, do kogo ma kierować żądanie wykupu weksla. Moim zdaniem żądanie złożenia podpisu "obejmującego pierwszą literę imienia i nazwisko" jest uzasadnione, jeśli wystawca nie używa pieczęci imiennej. Jeśli jednak składa podpis posługując się również pieczęcią imienną - nie ma chyba potrzeby kaligrafowania imienia i nazwiska, skoro jest oczywiste, czyj to podpis. Może też chodzić o sytuacje, w których podpisujący weksel występuje jako członek organu osoby prawnej (członek zarządu). W takim wypadku na wekslu powinna znajdować się pieczęć firmowa (tzn. pieczęć danej osoby prawnej) oraz podpisy członków organu. Obojętne jest przy tym moim zdaniem, czy posługują się oni, czy nie pieczęciami imiennymi (których notabene nikt nie musi zgodnie z polskim prawem posiadać_). Ważne jest jednak, że złożyli w Krajowym Rejestrze Sądowym tzw. wzór podpisu, czyli skreślili swój podpis w obecności notariusza, który swym urzędem świadczy, że podpis złożyła dana osoba. Wzór podpisu w rejestrze przedsiębiorców to relikt z czasów, kiedy ludzie nie posiadali dowodów tożsamości; w praktyce jedyny sposób na identyfikację kontrahenta sprowadzał się do sprawdzenia identyczności złożonego podpisu ze wzorem w rejestrze handlowym. Kupcy mieli wtedy, jak widać, dużo czasu. Mogli poświęcić część dnia na spacer (ba! podróż!) do rejestru handlowego i studiowanie akt rejestrowych.

Kwestia wzoru podpisu, gdy nasz jest właśnie "nieczytelny", powoduje problemy, jeśli druga strona transakcji lub - bądźmy szczerzy, bo to dużo częstszy przypadek - urzędnik, wymaga "podpisu czytelnego" od członka zarządu spółki, występującego w jej imieniu. Czy uczynić zadość żądaniu urzędnika (zawsze nieuzasadnionemu, gdyż, jak wskazano, pojęcie "czytelnego podpisu" jest nieznane prawu)? Czy też podpisać się zgodnie ze wzorem podpisu widniejącym w aktach rejestrowych (obecnie w Krajowym Rejestrze Sądowym), bo po coś przecież taki wzór podpisu złożono? Może posłużyć się pieczęcią imienną (której posiadanie w obrocie handlowym, prawnym, biznesowym nie jest w Polsce wymagane), a na niej podpisać się zgodnie ze wzorem złożonym w KRS? A jeśli na taki wariant urzędnik nie przystanie?

Także szarzy zjadacze chleba, niebędący członkami władz spółek, stoją przed identycznym dylematem: co zrobić, jeśli urzędnik żąda "czytelnego podpisu", a mój jest "nieczytelny"? Czy podpisać się, czy napisać imię i nazwisko, niebędące, jako żywo, moim podpisem? Nadto, kto ocenia ową "czytelność" podpisu, bo przecież nawet napisanie imienia i nazwiska nie gwarantuje, że uda się bezbłędnie czy bez wątpliwości odczytać nazwisko (albo i imię). Niestety, niewiele osób racjonalnie ocenia tę sytuację i zwłaszcza w urzędach oraz w placówkach pocztowych żąda się od nas rzeczy nieistniejącej - czytelnego podpisu.

Nie od rzeczy będzie wspomnieć, że manierę tę powtarza także część notariuszy. Sprawdziłam. Na oryginale aktu notarialnego widnieć ma podpis osoby stawającej do aktu (zawierającej umowę, spisującej oświadczenie itd.) Większość notariuszy żąda jednak, aby na końcu, na ostatniej stronie aktu notarialnego - na tym oryginale, który pozostaje w archiwum kancelarii notarialnej - postawić "czytelny podpis", zaś na poszczególnych stronicach aktu - "parafki". Oba pojęcia nieznane są prawu. Podpis to podpis, zaś parafka_ No cóż, być może, ale tylko być może, to jakaś skrócona wersja podpisu, może urwany w połowie... A może napisać wtedy imię, a nie nazwisko? "Parafek" żąda się od nas nagminnie - przy odręcznie prowadzanych poprawkach w drukowanych tekstach, na stronicach podpisywanych umów, u notariusza właśnie, pod projektami dokumentów, które sporządzamy. Tajemnicza "parafka", pojęcie nieznane prawu, pojawia się co chwilę. Fakt, istnieje parafowanie umów międzynarodowych; zwyczaj w dyplomacji jest bowiem ważniejszy niż wszystkie przepisy razem wzięte. Zatem umowy międzynarodowe się parafuje, a potem podpisuje, a potem ratyfikuje, a potem ogłasza... Ale chyba nie taką czynność mają na myśli osoby, które żądają od nas "parafki" na pisemnym dokumencie. A czego? A nie wiem, pytajmy.

Formularz zgłoszeniowy

  • Aby zamówić szkolenie zamknięte wypełnij formularz. Doradca wkrótce skontaktuje się z Tobą.

Formularz zgłoszeniowy - doradztwo i badania

  • Aby zamówić usługę doradczą Instytutu Rozwoju Biznesu wypełnij formularz. Doradca wkrótce skontaktuje się z Tobą.